General Guidelines For Writing Cash Book रोखवही लिहिण्याबाबतच्या सर्वसाधारण मार्गदर्शक सुचना

General Guidelines For Writing Cash Book

General Guidelines For Writing Cash Book

General Guidelines for Writing Receipts And Payments

रोखवही लिहिण्याबाबतच्या सर्वसाधारण मार्गदर्शक सुचना.

दिनांक:- १७ नोव्हेंबर, २०२२

संदर्भ:-
१. महसूल व वन विभाग, शासन परिपत्रक क्र. संकीर्ण/प्र.क्र.०१/२००३/पीएसी-१, दिनांक ११.७.२००३
२. महसूल व वन विभाग, शासन परिपत्रक क्र. अंलेप/प्र.क्र. ०१/२००४/पीएसी-१, दिनांक १९.७.२००४.
३. महसूल व वन विभाग, शासन परिपत्रक, क्र. विनिप/प्र.क्र.४५/२००५/पीएसी-१ दिनांक २५.४.२००५
४. महसूल व वन विभाग, शासन परिपत्रक क्र. विनिप-१/२००६/प्र.क्र.४/ पीएसी-१, दिनांक २.२.२००६.
५. महसूल व वन विभाग, शासन परिपत्रक क्र. विनिप/०७/२००६/ प्र.क्र.४९ / पीएसी-१, दिनांक २७.७.२००६.
६. महसूल व वन विभागाचे पत्र क्र. विनिप / रोखवही / प्र. क्र. (०५/२०२२) / पीएसी-१, दिनांक १७.२.२०२२.
७. महसूल व वन विभागाचे पत्र क्र. विनिप ०५/प्र. क्र. (२८/२०१६)/पीएस्त्री-१, दिनांक ७.४.२०२२.
८. महसूल व वन विभागाचे पत्र क्र. विनिप/रोखवही / प्र. क्र. (०५/२०२२)/पीएसी-१, दिनांक ०७.०७.२०२२.

प्रस्तावना-
महसुल व वन विभागातील विशेष निरीक्षण पथकाकडून जिल्हाधिकारी कार्यालय, जिल्हा अधिक्षक भुमी अभिलेख, सह जिल्हा निबंधक व मुद्रांक जिल्हाधिकारी, उपवनसंरक्षक व विभागीय वन अधिकारी, प्रादेशिक /सामाजिक वनीकरण / वन्यजीव कार्यालयांत व त्यांच्या अधिनस्त असलेल्या कार्यालयात ठेवण्यात येणा-या रोखवहींची अचानक तपासणी करण्यात येते. तसेच महालेखाकार कार्यालयाकडून महसूल व वन विभागातील कार्यालयांच्या लेखापरीक्षणात देखील रोखवहीबाबत आक्षेप घेण्यात येतात. महालेखाकार कार्यालयाच्या आक्षेपात तसेच मंत्रालयीन निरीक्षण पथकाच्या तपासणीमध्ये रोखवही विहित नियमानुसार न लिहिणे, रोखवही अपूर्ण असणे, आवश्यक त्या सर्व रोखवहया न ठेवणे, रोखवहीतील महिना अखेरच्या शिल्लक रकमेचा सविस्तर गोषवारा न काढणे, प्रत्येक महिना अखेर रोखवहीतील शिल्लक रक्कम व बँकेतील शिल्लक रक्कम यांचा ताळमेळ न घेणे, बँक विवरणपत्र (Bank Statement) बँकेकडून दरमहा न आणणे, काही आवश्यक त्या दुय्यम रोखवहृया न ठेवणे, रोखवहीत आहरण व संविरतण अधिकाऱ्यांच्या स्वाक्षरी नसणे, रोखवहीचा कार्यभार हस्तांतरण न करणे, प्रमाणकांची रोखवहीत नोंद न घेणे, प्रदानाची / जमा रकमांची / परत आलेल्या रक्कमांची नोंद रोखवहीत न घेणे इ. बाबी वारंवार निर्दशनास येत आहेत. प्रत्येक कार्यालयात महालेखाकार कार्यालयाकडील एकूण आक्षेपांपैकी अंदाजे २०% इतके परिच्छेद हे रोखवही किंवा रोखवहीशी निगडीत विषयाबाबतचे आहे, असे आढळुन आले आहे.

रोखवही व तत्सम परिच्छेदांचे अवलोकन केले असता रोखवही संदर्भातील परिच्छेद लेखापरीक्षण अहवालामध्ये येणे ही बाब योग्य नाही, याबाबत रोखवहीबाबत संबधित आहरण व संवितरण अधिकारी / कर्मचारी यांची उदानसिनता / दुर्लक्ष, वरिष्ठ कार्यालयाकडुन सदरबाबत नियमित आढावा न घेणे, नियमित व प्रभावी अंतर्गत लेखापरीक्षण न होणे इ. बाबी कारणीभुत आहेत असे दिसते. रोखवही बाबतचे आक्षेप हे मोठ्या प्रमाणात खर्चाच्या लेखापरीक्षणात येत असले, तरी जमेच्या लेखापरीक्षणात देखिल सदरचे आक्षेप घेतले जातात, तसेच रोखवही पूर्ण करून ताळमेळ घेतल्याशिवाय महालेखाकार कार्यालयांकडुन सदरचा आक्षेप वगळला जात नाही.

रोखवही लिहिण्याबाबत शासनाकडून संदर्भ क्र.४ व ५ च्या परिपत्रकान्वये यापुर्वी सुचना निर्गमित करण्यात आलेल्या आहेत. महालेखाकार कार्यालयाकडून करण्यात येणाऱ्या लेखापरीक्षणात रोखवहीबाबत काढलेले आक्षेप व विशेष निरीक्षण पथकाच्या तपासणी दरम्यान आढळून आलेल्या त्रुटींचा विचार करता रोखवही लिहिण्याबाबतच्या सर्वसाधारण मार्गदर्शक सूचना पुस्तिकेच्या स्वरूपात संदर्भीय क्र. ६ च्या पत्रासोबत जोडण्यात आलेल्या होत्या. तसेच सदर बाबत संदर्भीय पत्र क्र. ७ व ८ अन्वये पुरक सूचना देखील निर्गमित करण्यात आल्या होत्या. परंतु नियंत्रक अधिकाऱ्यांकडून सदरच्या सूचना त्यांच्या अधिनस्त कार्यालयांना दिल्या गेल्या नसल्याची बाब विशेष निरीक्षण पथकाच्या तपासणीत निर्दशनास आली आहे व परिणामी अधिनस्त कार्यालयांकडून रोखवही अजूनही योग्यप्रकारे लिहिली जात नाही. त्यामुळे रोखवहीबाबतच्या सूचना या परिपत्रकाच्या स्वरूपात निर्गमित करण्याची बाब शासनाच्या विचाराधीन होती.

            परिपत्रक

रोखवही दररोज लिहून त्यावर स्वाक्षरी करणे ही संबधित कर्मचारी / आहरण व सवितरण अधिकारी /कार्यालय प्रमुख यांची जबाबदारी आहे. रोखवही हि अपूर्ण असल्यामुळे जमा / खर्चाचा हिशोब न लागणे, बँकेत /रोखवहीत मोठ्या प्रमाणात अखर्चित रकमा असणे व त्यांचा ताळमेळ न घेतल्यामुळे सदरच्या अखर्चित रकमा शासन खाती जमा न करता येणे इत्यादीमुळे अशा कार्यालयात आर्थिक अनियमितता / अफरातफर / अपहार संभवतात किंबहुना काही कार्यालयात असे प्रकार झालेले आहेत. कार्यालयातील रोखवही ही अद्यावत, अचुक नियमानुसार लिहिलेली व परिपूर्ण असावी, कारण रोखवही हा त्या कार्यालयाच्या व्यवहाराचा आरसा असतो. त्यामुळे रोखवही लिहिण्याबाबतच्या सर्वसाधारण सूचना सोबत जोडलेल्याप्रमाणे विहित केल्या आहेत.

सदरच्या सूचना हया फक्त मार्गदर्शक स्वरूपाच्या असून त्या संबंधिच्या शासन नियमातील मुळ तरतुदींचे पालन होईल याची दक्षता सर्व संबंधितांनी घ्यावी.

सर्व नियंत्रक अधिकारी यांना कळविण्यात येते की, त्यांनी त्यांच्या व त्यांच्या अधिनस्त कार्यालयांच्या रोखवहया लिहिताना / ठेवताना मुंबई वित्तीय नियम १९५९, महाराष्ट्र कोषागार नियम १९६८ आणि त्या अनुषंगाने शासनाने वेळोवेळी निर्गमित केलेल्या सूचनांचे काटेकोरपणे पालन होते की नाही याकडे कटाक्षाने लक्ष ठेवावे. याबाबत कसूर करणाऱ्या सर्व अधिकारी / कर्मचारी यांचेवर जबाबदारी निश्चित करून त्यांच्या विरूध्द योग्य ती प्रशासकीय कार्यवाही वेळीच करण्यात यावी.

प्रधान मुख्य वनसंरक्षक (वनबल) नागपूर यांनी सदर बाबत त्यांचे स्तरावर आवश्यक त्या सुचना त्यांच्या अधिनस्त असलेल्या सर्व कार्यालयांना निर्गमित कराव्यात.

सदर शासन परिपत्रक महाराष्ट्र शासनाच्या www.maharashtra.gov.in या संकेतस्थळावर उपलब्ध करण्यात आले असून त्याचा सांकेतांक २०२२१११७१७२१०१४९१९ असा आहे. हे परिपत्रक डिजीटल स्वाक्षरीने साक्षांकित करून काढण्यात येत आहे.

महाराष्ट्राचे राज्यपाल यांच्या आदेशानुसार व नावाने.

(अ. सो. देशमुख) उप सचिव महसूल व वन विभाग

महाराष्ट्र शासनमहसूल व वन विभागशासन परिपत्रक क्र. विनिप-रोखवही / प्र.क्र. (०५/२०२२)/पीएसी-१मंत्रालय, मुंबई

Government of Maharashtra General guidelines regarding cash registers booklet PAC-1 Office, Department of Revenue and Forests, Ministry, Mumbai