Digitization Of Service Books

Guidelines for digitizing physical service books in Maha eHRMS system under “Digitization”.

Instructions Digitization” of physical service books of employees.

Guidelines for digitizing physical service books in Maha eHRMS system under Digitization.

डिजिटायझेशन” अंतर्गत Maha eHRMS प्रणाली मध्ये भौतिक सेवापुस्तके डिजिटल करणे संदर्भात मार्गदर्शक सूचना.

दिनांक : २० ऑक्टोबर, २०२५

वाचा : शासन परिपत्रक, सामान्य प्रशासन विभाग, क्रमांक: संकीर्ण-२०२५/प्र.क्र.२७/मआस्था, दिनांक २० जून, २०२५ (Maha eHRMS प्रणालीच्या पुर्वतयारी बाबतच्या सूचना)

प्रस्तावना :-
१. राज्य शासकीय अधिकारी व कर्मचा-यांच्या “नियुक्ती ते सेवानिवृत्तीपर्यंतच्या” सेवा विषयक बाबींवरील कार्यवाही व प्रक्रियांचे स्वयंचलन करण्याकरीता सामान्य प्रशासन विभागामार्फत वित्त विभाग आणि माहिती व तंत्रज्ञान विभागांच्या समन्वयाने Maha eHRMS (मानव संसाधन व्यवस्थापन प्रणाली) मध्ये सुधारणा करुन ती नव्याने विकसित करण्यात येत आहे. त्यामुळे सेवातंर्गत लाभ व सेवानिवृत्तीविषयक लाभ वेळेवर व सुलभरित्या देणे शक्य होईल.
२. संदर्भाधीन परिपत्रकान्वये देण्यात आलेल्या सूचनांमध्ये नमूद केलेली “महा-आस्था” प्रणाली आता “Maha eHRMS” प्रणाली या नावाने ओळखण्यात येईल.
३. संपुर्ण राज्यात Maha eHRMS प्रणालीची अंमलबजावणी खालीलप्रमाणे “दोन टप्प्यांमध्ये” करण्याचे नियोजित आहे.

प्रथम टप्पाः- मंत्रालयीन प्रशासकीय विभाग
या टप्प्यात मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांतील अधिकारी/कर्मचा-यांकरिता सदर प्रणाली उपलब्ध करुन देण्यात येत आहे.
द्वितीय टप्पा:- क्षेत्रिय कार्यालये
प्रशासकीय विभागांच्या अधिनस्त असलेल्या क्षेत्रिय कार्यालयांतील राज्य शासकीय कर्मचाऱ्यांकरीता सदर प्रणाली लागू करण्यात येणार आहे.
४. या विभागाच्या संदर्भाधीन परिपत्रकान्वये Maha eHRMS प्रणाली अंमलबजावणीच्या अनुषंगाने पूर्वतयारी करण्याच्या सुचना मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांना देण्यात आल्या आहेत. आता मंत्रालयीन शासकीय कर्मचाऱ्यांच्या भौतिक सेवापुस्तकांचे “Digitization” करण्याबाबत खालीलप्रमाणे सूचना देण्यात येत आहेत.

        परिपत्रक :-

२. प्रशासकीय विभागांच्या अधिनस्त असलेल्या क्षेत्रिय कार्यालयांतील राज्य शासकीय कर्मचाऱ्यांकरीता द्वितीय टप्प्यात सदरहू प्रणाली लागू करण्यात येणार आहे. डिजिटायझेशन प्रक्रियेपूर्वी प्रशासकीय विभागांच्या अधिनस्त असलेल्या क्षेत्रिय कार्यालयांनी त्यांच्या अधिनस्त असलेल्या अधिकारी/ कर्मचारी यांची भौतिक सेवापुस्तके संदर्भाधीन दि.२० जून २०२५ च्या परिपत्रकान्वये आवश्यक / संबंधित आदेशांच्या प्रती / कागदपत्रांची जोडणी करून अद्ययावत करून तयार ठेवावीत. क्षेत्रिय कार्यालयांकरीता डिजिटायझेन संबंधित मार्गदर्शक सूचना स्वतंत्रपणे निर्गमित करण्यात येतील.

महा-आस्था (Maha-AASTHA) (ई-एचआरएमएस) प्रणाली राबविण्याची पूर्वतयारीबाबत – सूचना महाराष्ट्र शासन सामान्य प्रशासन विभाग शासन परिपत्रक क्र. संकीर्ण-२०२५/प्र. क्र. २७/मआस्था, मंत्रालय, मुंबई-४०० ०३२. दिनांक : २० जून, २०२५ वाचा या ओळीला स्पर्श करून

३. मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांमध्ये प्रथम टप्प्यात “Maha eHRMS” प्रणालीच्या अंमलबजावणीच्या कार्यवाहीसाठी सामान्य प्रशासन विभागातील ४ सह सचिव/ उप सचिव, त्यांच्या अधिपत्याखाली सामान्य प्रशासन विभागातील कक्ष अधिकारी/सहायक कक्ष अधिकारी (SPOCS) व हेल्प डेस्क हे महत्वपुर्ण भुमिका बजावत आहे.

सामान्य प्रशासन विभागाच्या चार सह सचिव / उप सचिव यांची प्रणालीच्या अंमलबजावणीकरीता नियुक्ती करण्यात आली आहे.

॥. मंत्रालयातील सर्व प्रशासकीय विभागांची विभागणी उपरोक्त चार सहसचिव / उप सचिव यांच्यात करण्यात आली आहे.

III. वरील सह सचिव/ उप सचिव यांच्या अधिपत्याखाली सर्व प्रशासकीय विभागांशी समन्वय साधण्याकरीता प्रशासकीय विभागनिहाय सामान्य प्रशासन विभागातील कक्ष अधिकारी/सहायक कक्ष अधिकारी यांची नियुक्ती करण्यात आलेली आहे.

IV. तसेच विभागनिहाय मदत कक्ष सहाय्यक (Help Desk Support) नेमण्यात आले आहेत.

वरील सर्व बाबींचा तपशील “परिशिष्ट- १” मध्ये नमूद करण्यात आला आहे.

४. Maha eHRMS प्रणालीच्या अंमलबजावणीचे पुढीलप्रमाणे ४ महत्त्वपुर्ण घटक आहेत.
भौतिक सेवापुस्तक अद्ययावत करणे (Updation of Physical Service Book),

॥. अद्ययावत भौतिक सेवापुस्तकाचे स्कॅनिंग करणे (Scanning of updated Physical Service book),
भौतिक सेवापुस्तकांच्या आधारे डिजिटल प्रणालीवर माहितीचा भरणा (Data feeding in the system), नोडल अधिका-याच्या मार्गदर्शनाखाली आहरण व संवितरण अधिका-यामार्फत

IV. प्रमाणिकरण व प्रणालीमध्ये यशस्वी प्रवेश (Authentication and Successful onboarding in the system)

Maha eHRMS प्रणालीच्या अंमलबजावणीच्या कार्यपध्दतीमध्ये सुसंगता, एकसमानता, अचुकता व सुरक्षीतता राखण्यासाठी उपरोक्त ४ घटकांच्या अनुषंगाने मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांना खालीलप्रमाणे मार्गदर्शक सूचना देण्यात येत आहेत :-

१) भौतिक सेवापुस्तक अद्ययावत करणे (Updation of Physical Service book):-
मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांनी त्यांच्या सह/उप सचिव (HRMS Cell) यांच्या मार्गदर्शनाखाली अधिकारी/कर्मचारी यांचे भौतिक सेवापुस्तक अद्ययावत करावे. (सुलभसंदर्भासाठी दि.२० जून, २०२५ चे शासन परिपत्रक “परिशिष्ट-२” मध्ये जोडण्यात आलेले आहे.)

२) भौतिक सेवापुस्तकांचे स्कॅनिंग करणे (Scanning of updated physical service book)

मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांनी सर्व अधिकारी/ कर्मचारी यांची अद्ययावत भौतिक सेवापुस्तके स्कॅन करून (३०० dpi colour) PDF स्वरूपात नोडल अधिका-याच्या नियंत्रणाखाली आहरण व संवितरण अधिका-यांच्या (DDO) लॉगिनमधून Maha eHRMS प्रणालीवर अपलोड करावी.

ii. भौतिक सेवापुस्तकांच्या स्कॅनिंगबाबतच्या सविस्तर सूचना “परिशिष्ट-३” मध्ये नमूद करण्यात आल्या आहेत.
अद्ययावत सेवापुस्तकातील आदेश, प्रती, स्वाक्षऱ्या इ. स्कॅन (३०० dpi colour) करून PDF स्वरूपात तयार ठेवाव्यात. त्याबाबतच्या सविस्तर सूचना “परिशिष्ट-४” मध्ये नमूद करण्यात आल्या आहेत. (सदर प्रती माहिती भरताना आवश्यक त्या ठिकाणी अपलोड करणे)

३) भौतिक सेवापुस्तकांच्या आधारे दि. ३ नोव्हेंबर, २०२५ पासून डिजिटल प्रणालीवर माहितीचा भरणा करणे (Data feeding in the Maha eHRMS system)

३.१ : नव्याने विकसित केलेल्या HRMS प्रणालीमध्ये डाटा एन्ट्री सुलभ होण्याकरीता करण्यात आलेली कार्यवाही:-

i. मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांनी यापुर्वी HRMS प्रणालीवर भरलेली माहिती नव्याने विकसित केलेल्या प्रणालीवर आपोआप (Automatically) उपलब्ध होणार आहे.

॥. सेवार्थ प्रणालीशी केलेल्या एकात्मिकरणामुळे (Integration) वेतनसंबंधीची माहिती नव्याने विकसित केलेल्या Maha eHRMS प्रणालीवर आपोआप (Automatically) उपलब्ध होईल.

e-F.No. Z-20025/02/2023-Estt.(AL) Government of India Ministry of Personnel, Public Grievances & Pension Department of Personnel & Training
Block IV, Old JNU Campus, New Delhi dated 17.06.2025
OFFICE MEMORANDUM
Subject: Implementation of e-Service Book in all Ministries/ Departments-Reg.

३.२. : डाटा एन्ट्री करण्यासाठी पुर्व तयारी (Preparatory Instructions and Process of data feeding):-

i. प्रशासकीय विभागांच्या सह/उप सचिव (HRMS Cell) यांनी विभागाच्या आहरण व संवितरण अधिका-यामार्फत (DDO) खालीलप्रमाणे कार्यवाही करावी.

➤ प्रणालीवर माहितीचा भरणा करण्याकरीता सर्व प्रशासकीय विभागांना ADMIN /DDO लॉगिनचा तपशील (Username & Password) वेगळ्याने कळविण्यात येणार आहे. त्यानुसार ADMIN / DDO यांनी प्राप्त झालेल्या Username & Password च्या सहाय्याने डाटा एन्ट्री करणा-या मनुष्यबळाकरीता “Data entry Login” ची निर्मिती करावी.

➤विभागांनी त्यांच्याकडील कार्यरत मनुष्यबळानुसार किमान ३० अधिकारी / कर्मचाऱ्यांमागे १ मनुष्यबळ या प्रमाणात “Data entry Login” ची निर्मिती करावी. त्यानुसार विभाग त्यांच्या आवश्यकतेनुसार Login ची निर्मिती करू शकतात.

ⅱ. दि.३ नोव्हेंबर, २०२५ पासून विभागांच्या सह/उप सचिव (HRMS Cell) यांनी आहरण व संवितरण अधिका-यांमार्फत (DDO) भौतिक सेवापुस्तकातील सर्व बाबींची माहिती Data entry Login मधून डिजिटल प्रणालीवर माहिती भरून घ्यावी. तसेच आवश्यकतेनुसार आदेशांच्या / कागदपत्रांच्या प्रती वरील परिच्छेद क्र. ४ मधील उप क्र. २) (ii) मध्ये नमूद केलेल्या स्कॅनिंग संबंधित सूचनान्वये अपलोड कराव्यात.

iii. पुर्ण माहिती Maha eHRMS प्रणालीमध्ये भरल्यानंतर, DDO ने खालील प्रती कर्मचा-यास उपलब्ध करून द्यावी.

१) ई-सेवापुस्तकाची PDF प्रत
२) भौतिक सेवापुस्तकाची स्कॅन प्रत

iv. कर्मचाऱ्याने ई-सेवापुस्तकाच्या PDF मधील नोंदी भौतिक सेवापुस्तकाच्या स्कॅन केलेल्या प्रतीसमवेत तपासून, नोंदींमध्ये विसंगती असल्यास, सोबतच्या परिशिष्ट-५ मधील नमुन्यात सुधारित माहिती समर्थनीय कागदपत्रांसह आहरण व संवितरण अधिका-यांकडे (DDO) सादर करावी. परिशिष्ट-५ मध्ये Correction Slip चा नमुना जोडण्यात आला आहे.

४) माहितीचे प्रमाणिकरण व प्रणालीमध्ये यशस्वी प्रवेश (Authentication and Successful onboarding)

कर्मचा-याने ई-सेवापुस्तकामध्ये सुधारणा करण्याची विनंती परिशिष्ट-५ मधील Correotion Slip च्या विहित नमुन्यात केल्यास, आहरण व संवितरण अधिका-याने (DDO) फक्त भौतिक सेवापुस्तक व अधिकृत कागदपत्रांच्या आधारे पडताळणी करून ई-सेवापुस्तकामध्ये डाटा एन्ट्रीमधील चुका (Typographical error) दुरुस्त कराव्यात. याबाबतच्या सविस्तर सूचना सोबतच्या परिशिष्ट-६ मध्ये जोडण्यात आल्या आहेत.
ii. ई-सेवापुस्तकामध्ये सुधारणा केल्यानंतर PDF ची प्रत (Prints) घेऊन, प्रत्येक पानावर कर्मचाऱ्याची स्वाक्षरी घ्यावी.
iii. कर्मचा-याची Correction Slip सह स्वाक्षरीत प्रत स्कॅन करून आहरण व संवितरण अधिका-याने (DDO) Maha eHRMS प्रणालीवर अपलोड करावी.
iv. भरणा केलेल्या माहितीमध्ये कोणतीही विसंगती नसल्यास कर्मचा-याने उपलब्ध PDF च्या प्रत्येक पानावर स्वाक्षरी करून DDO ला उपलब्ध करून द्यावी.
V. DDO ने भरलेल्या माहितीची सत्यता तपासून Maha eHRMS प्रणालीवर उपलब्ध असलेल्या घोषणापत्रावर डिजिटल स्वाक्षरी करून अंतिम मान्यता द्यावी.

५. वरील नमूद ४ महत्त्वपुर्ण घटकांच्या कार्यवाहीकरीता आवश्यक ती कालमर्यादा व सूचना यांचा तपशील खालीलप्रमाणे राहील.:-

डिजिटायझेशन कालमर्यादा :-
मंत्रालयीन प्रशासकीय विभागांनी वरील सर्व प्रकिया डिसेंबर, २०२५ अखेरपर्यंत पुर्ण करावी.
II. इतर सूचना:-

➤ Maha eHRMS प्रणालीवरील माहिती अत्यंत संवेदनशील असल्याने लॉगिन आयडी/पासवर्ड यांच्याबाबत सर्व प्रशासकीय विभागांनी गोपनियता पाळण्यात यावी.
➤NIC सुरक्षा प्रोटोकॉलचे पालन होईल याची नोडल अधिका-यांनी दक्षता घ्यावी.

प्रस्तुत परिपत्रक, महाराष्ट्र शासनाच्या www.maharashtra.gov.in या संकेतस्थळावर उपलब्ध करण्यात आले असून, त्याचा संकेतांक २०२५१०२०१४४००१२४०७ असा आहे. हे परिपत्रक डिजीटल स्वाक्षरीने साक्षांकीत करुन काढण्यात येत आहे.

महाराष्ट्राचे राज्यपाल यांच्या आदेशानुसार व नावाने,

परिपत्रक पीडीएफ लिंक

(प्रशांत बडगेरी)
सह सचिव, महाराष्ट्र शासन

महाराष्ट्र शासन
सामान्य प्रशासन विभाग
शासन परिपत्रक क्र. संकीर्ण-२०२५/प्र. क्र.४५/मआस्था मादाम कामा मार्ग, हुतात्मा राजगुरु चौक, मंत्रालय, मुंबई-४०० ०३२.